Prezentacje multimedialne są praktycznie obowiązkowym elementem każdego wystąpienia w dzisiejszych czasach. Dobra prezentacja multimedialna to istotny element każdego wystąpienia i tylko garstka mówców może sobie pozwolić na jej pominięcie w swoich wystąpieniach. Zdaję sobie sprawę z tego, że nie jesteś pewnie wielkim fanem ich przygotowania skoro trafiłeś na ten wpis, ale nie chcesz stworzyć kolejnej okropnej prezentacji. A to już coś, więc głowa do góry!
Dlaczego prezentacje są nudne?
Założę się, że w swoim życiu widziałeś setki prezentacji, które nadają się do śmieci. Ilekroć jestem uczestnikiem jakieś konferencji lub szkolenia mam jeden poważny problem. Jest nim wykorzystywanie niewłaściwych prezentacji, które bardziej przeszkadzają występującym. Najczęściej wynika to z braku elementarnej wiedzy na ten temat. Nie sztuką jest zrobić prezentację wypełnioną po brzegi treścią i przeczytać ją na głos. Po co słuchać wstępującego skoro możesz wszystko przeczytać z prezentacji co nie? :)Sztuka tworzenia dobrych prezentacji nie jest prosta, dlatego też cały materiał podzieliłem na część teoretyczną i praktyczną. Mógłbym od razu przedstawić Ci praktyczne wskazówki w jaki sposób poradzić sobie z typowymi błędami, lecz uważam, że musisz mieć solidne podstawy teoretyczne. Z tego też powodu zaczynamy od teorii. Jeżeli chcesz od razu przejść do praktyki, cały proces tworzenia prezentacji krok po kroku znajdziesz w drugiej części tego wpisu.
Typy prezentacji multimedialnych
Prezentacje multimedialne możemy podzielić na 2 typy: prezentacje interaktywne i prezentacje liniowe. Różnica między nimi jest bardzo prosta. W prezentacjach interaktywnych mamy możliwość swobodnego poruszania się między partiami materiału, czyli zawsze możemy wrócić np. do menu głównego i wejść w kolejny dział (bardzo podobnie jak na stronie internetowej). Są one rzadko spotykane chociaż prezentacje przygotowywane w rozwiązaniu Prezi, czasem imitują element interaktywności. Prezentacje liniowe są zaś wyświetlane „slajd po slajdzie” i to właśnie je doskonale kojarzysz ze wszystkich wydarzeń i szkoleń. Nie mamy możliwości w tej prezentacji przeskoczenia do wcześniejszych slajdów jednym kliknięciem. Oczywiście jest możliwość osadzenia w prezentacji odnośnika do danej strony, ale nie o to nam przecież chodzi. :)
Jakie funkcje ma prezentacja multimedialna?
Znakomita większość osób korzysta z prezentacji multimedialnych jak z jednej wielkiej ściągi, która wypełniona jest po brzegi treścią co jest kardynalny błędem! Taka prezentacja to slajdument, który spełnia całkiem inną funkcję, ponieważ jest samo czytająca. Oznacza to, że słuchacz nie potrzebuje występującego, aby zrozumieć sens całego przekazu. W tym momencie traci on zainteresowanie i wystąpienie jest praktycznie skończone.Prezentacja multimedialna ma być uzupełnieniem naszego wystąpienia i służyć nam do wizualizowania rzeczy, które trudno opisać słowami. Drugim celem prezentacji jest wzmocnienie naszego przekazu np. wyróżnienie cytatu z naszej wypowiedzi, podbicie emocji.
10 złotych zasad prezentacji
Zanim przystąpisz do pracy nad prezentacją musisz najpierw znać podstawowe zasady. Zebrałem je dla Ciebie w 10 przystępnych punktach, które pomogą Ci zrozumieć jak powinna wyglądać idealna prezentacja, która pomoże Ci zdać egzamin, podpisać kontrakt czy też zdobyć pracę :)
1. Żadnego komputera
Nie zaczynaj tworzenia swojej prezentacji od włączenia komputera. Weź kartkę papieru, długopis i rozpisz całą prezentację na papierze. Komputer niestety zabija naszą kreatywność, a w dodatku ilość rozpraszaczy jest po prostu zabójcza. Jeżeli jesteś zwolennikiem elektronicznych wspomagaczy to przełącz się na tryb samolotowy i nie zaczynaj o tworzenia slajdów bez planu.
2. Więcej mięsa, czyli mnie znaczy więcej
Tak jak już wyżej pisałem prezentacja ma za zadanie jedynie Cię wspierać, dlatego też nie umieszczaj na niej zbyt dużej ilości tekstu i innych treści. Jeżeli umieścisz całą treść swojego wystąpienia na slajdach, słuchacze nie skupią się na tym co mówisz, a na wyświetlonej prezentacji.Każdy slajd musi mieć określone zadanie. Nie możesz sobie pozwolić na umieszczanie w niej slajdów, które w trakcie prezentacji zwyczajnie pominiesz. Każdy slajd, który nie wnosi nic do Twojego wystąpienia po prostu wytnij. Reguła 1 min = 1 slajd to bujda. Miałem prezentację, które trwały po 45 min, a liczba slajdów grubo przekraczała 300 szt. :)
3. Podkręć przekaz
Pamiętaj, że prezentacje to nie tylko tekst. Właśnie na tym polega cała magia prezentacji multimedialnych- możesz zwizualizować rzeczy, które trudno opisać słowami. Korzystaj z obrazów, filmów, ikon, wykresów, tabel i wszystkiego co uatrakcyjni Twój przekaz!Tylko pamiętaj. Nie przesadzaj, bo prezentacja, która wygląda jak choinka tylko odstrasza. Wyczucie smaku jest tutaj mile widziane.
4. Zostaw szablony dla przedszkolaków
Na pewno kojarzysz gotowe szablony prezentacji z Power Pointa, z których korzysta co druga osoba. Są one po prostu brzydkie i przedpotopowe, więc możesz je od razu pominąć przy tworzeniu swoje idealnej prezentacji. Postaw na własny styl i przygotuj własny szablon, który będzie odpowiadał tematowi Twojego wystąpienia. Jeżeli jednak nie potrafisz takiego szablonu przygotować, w części praktycznej poniżej podaję źródła, gdzie znajdziesz gotowe szablony.
5. Styl & Elegancja
Podstawą każdej prezentacji jest dobrze dobrany font oraz kolorystyka. Szczególnie jeżeli przygotowujesz własny szablon prezentacji musisz o tym pamiętać. Ja niestety mam kompletną awersję do kolorów, więc odsyłam Cię do pomocnych w tym programów.
6. Dbaj o jakość
Nie ma nic gorszego niż niskiej jakości zdjęcia/wideo na prezentacjach.W swojej prezentacji używaj tylko wysokiej jakości treści, które pochodzą z legalnych źródeł. Mamy tutaj na myśli wszelkie obrazy, grafiki czy też filmy. Muszą być one w odpowiedniej rozdzielczości, aby wyświetlały się poprawnie.Tutaj również bądź rozważny. Jeżeli obraz lub wideo ma jest w rozdzielczości HD 1920x1080 to nie masz co szukać dalej.
7. Bądź oryginalny
Staraj się korzystać z treści lub studium przypadku (case study), które nie były jeszcze wykorzystywane w innych prezentacjach. Oczywiście bardzo trudno znaleźć takie materiały, ale naprawdę warto, ponieważ widownia jest bardzo wymagająca. Bardzo często widuje się ciągle te same zdjęcia/sytuacje na różnych prezentacjach. Człowiek z automatu się wtedy odcina i nici z uwagi naszego odbiorcy.
8. Nauka, nauka i jeszcze raz nauka
Wykorzystaj potęgę Internetu do nauki. Wiem brzmi to banalnie, ale nawet nie wiesz ile świetnych prezentacji możesz znaleźć na stronie TEDx oraz SlideShare. Naucz się obserwacji i wyciągania najlepszych elementów prezentacji. Na naszym krajowym rynku warto zwrócić uwagę na firmę Prezart, która specjalizuje się w przygotowywaniu prelegentów do konferencji oraz tworzeniu prezentacji. :)
9. Podawaj źródła
Bardzo często powołujemy się na dane statystyczne albo wyniki badań. Za każdym razem kiedy to robimy powinniśmy podać źródło tych danych. Jest to bardzo ważne, ponieważ w można zweryfikować ich autentyczność. W innym wypadku takie dane mogą zostać odebrane jako wyssane z palca lub porównane do słynnych badań “Amerykańskich naukowców”.
10. Bądź przygotowany na wszystko
Ostatnia zasada dotyczy już kwestii technicznych, o których często się zapomina. Za każdym razem kiedy występujesz w obcym miejscu pamiętaj, aby odpowiednio się przygotować. Pamiętaj, żeby:
- posiadać komplet przejściówek do swojego laptopa,
- zabrać zasilacz do laptopa i komplet baterii do pilota,
- zgrać prezentację na pendrive w 2 formatach (oryginalnym oraz PDF),
- jeżeli korzystasz z filmów i niestandardowych fontów zgraj je również na pendrive.
Znasz już podstawy co teraz?
Żeby zacząć tworzyć dobre prezentacje musisz mieć solidne podstawy, więc dobrze zapamiętaj powyższe dziesięć zasad. Jeżeli będziesz się ich trzymał to Twoje prezentacje będą coraz lepsze. Pamiętaj praktyka czyni mistrza, ponieważ każdy dobry mówca był kiedyś kiepskim mówcą. Jeżeli masz czas na praktykę, zostań ze mną: poniżej krok po kroku zbudujemy Twoją prezentację!
Praktyka: mój proces tworzenia prezentacji krok po kroku
Nie należę do osób szczególnie skromnych. Jeżeli robię coś dobrze to uważam, że mogę się tym śmiało pochwalić, bo niby czemu nie? Nie raz słyszałem z ust znajomych czy też widowni, że moje prezentacje wyglądają całkiem nieźle. Zawsze takie słowa mnie cieszę, ponieważ nad każdą prezentacją spędzam masę czasu i staram się zadbać o każdy szczegół. Poniżej znajdziesz przepis, z którego korzystam przy tworzeniu każdej z mojej prezentacji.
Krok 1 - Rozpisanie na sucho planu prezentacji
Zanim odpalimy komputer dobrze rozpisać swoją prezentację na sucho. Plan prezentacji to ostatni element jakiego brakuje nam, żeby rozpocząć pracę przy komputerze. Oczywiście nie jest on obowiązkowy i można go pominąć, ale z doświadczenia powiem Ci, że nie warto. Skrupulatnie przygotowany plan prezentacji, który zawiera słowa klucze, które chcemy przekazać potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu. Do stworzenia planu Twojej prezentacji multimedialnej wystarczy Ci zwykła kartka papieru i ołówek (lepszy ołówek niż długopis, ponieważ można później bez problemu coś zgumować). Jeżeli uporządkujesz wszystkie swoje myśli w formie prostego planu nie będziesz musiał myśleć nad treścią slajdów oraz ich kolejnością, a jedynie nad ich formą i odbiciem przekazu.
Krok 2 - wywiad środowiskowy
Zanim zaczniesz składać prezentację musisz się wiedzieć jak ją przygotować. Występując w dobrze znanym Ci miejscu możesz pominąć ten punkt, ale gdy zostałeś zaproszony na wystąpienie w obcym Ci miejscu powinieneś skontaktować się z organizatorem wydarzenia. Podczas rozmowy postaraj się uzyskać wszystkie poniższe informacje, ponieważ są one ważne z technicznego punktu widzenia:
Format ekranu
Standardowym formatem wyświetlanym przez projektory jest 4:3, ale coraz częściej można spotkać się też z formatami 16:9 oraz 16:10. Twoja prezentacja musi być przygotowana pod właściwy format inaczej zostanie przeskalowana i może wyglądać kompletnie inaczej niż na ekranie Twojego komputera. Niby szczegół, ale nie chcesz, żeby Twoja ciężka praca poszła na marne.
Wielkość sali i ekranu
Niestety często zdarza się, że wielkość ekranu nie jest dostosowana do wielkości sali, w której będziesz występował. Możesz sobie oczywiście z tym poradzić, ale musisz o tym wiedzieć wcześniej, żeby wziąć to pod uwagę już na etapie tworzenia prezentacji. Wystarczy, że zwiększysz o kilka punktów wielkość fontu oraz skorzystasz z wytłuszczeń, a nawet w dużej sali osoby z ostatniego rzędu będą wyraźnie widzieć co umieściłeś na slajdach w prezentacji multimedialnej.
Ilość światła w pomieszczeniu
Kolejny element, który wpływa na odbiór Twojej prezentacji multimedialnej to ilość światła. W pomieszczeniach, w których będziesz występować mogą być zamontowane rolety. Jeżeli ich nie będzie i projektor będzie niskiej jakości może być zbyt jasno. Tutaj zasada jest bardzo prosta:
- ciemne pomieszczenia = dowolność w kolorystyce,
- jasne pomieszczenia = barwy mocno kontrastujące, ciemne motywy.
Dostępne wyjścia video i audio
Już na tym etapie możesz dowiedzieć się co musisz ze sobą zabrać na wystąpienie. Podstawowe wyposażenie to oczywiście laptop, zasilacz, przełącznik do slajdów oraz przejściówka do komputera. Polecam jednak zawsze liczyć na siebie i brać wszystkie sprzęty, bo nigdy nie wiadomo co Cie zaskoczy :)
Krok 3 - wybór narzędzia
W momencie gdy mamy już zebrane wszystkie potrzebne informacje możemy spokojnie usiąść do biurka i włączyć komputer. Jednak w tym momencie pojawia nam się dylemat. W jakim programie najlepiej stworzyć naszą idealną prezentację multimedialną?Na to pytanie niestety nie jednoznacznej odpowiedzi, ale w każdym narzędziu jesteśmy w stanie stworzyć dobrą prezentację. Dobrze zrobiona prezentacja to nie milion dodatków i skomplikowanych animacji. W większości przypadków prostota idzie w parze z dobrym odbiorem. Przygotowałem dla Ciebie 3 godne polecenia rozwiązania, z których korzystał tworząc moje prezentacje multimedialne.
PowerPoint
Chyba najbardziej niedocenione narzędzie z całego pakietu Office zaraz po Excelu. To właśnie on jest moim głównym narzędzie, w którym tworzę prezentację. Chociaż może Ci się wydawać, że jest prosty to posiada praktycznie nieskończoną liczbę możliwości. Jedną z takich jest np. możliwość generowanie ostylowanych wykresów, które zaciągają dane prosto z arkusza Excel.
Google Slides
Lubisz rozwiązania chmurowe i prostotę? No to świetnie się składa, ponieważ w dokumentach Google masz możliwość tworzenia prezentacji. Jest to rozwiązanie dla osób, które nie potrzebują wielu zaawansowanych funkcji, które oferuje PowerPoint. A co najważniejsze jest całkowicie darmowe!
Canva
Ostatnie rozwiązanie polecam szczególnie osobą ceniącym sobie wizualny aspekt prezentacji. Canva, która jest narzędziem do tworzenia prostych grafik i obróbki zdjęć może służyć również do tworzenia prezentacji. Posiada bogatą bibliotekę darmowych motywów, która można od razu wykorzystać bez większych modyfikacji co jest niewątpliwym plusem tego rozwiązania.
Krok 4 - własny motyw
W każdym z powyższych rozwiązań mamy do wyboru kilkanaście gotowych motywów, lecz są one po prostu brzydkie i oklepane (no może poza Canva). Każdy z tych motywów można powiedzieć, że jest nijaki. Dobra prezentacja posiada swój własny motyw. Żeby stworzyć swój własny motyw nie potrzeba tak naprawdę wiele. Internet jest nieskończoną kopalnią pomysłów i tutaj w szczególności polecam Pinteresta.Żeby stworzyć własny motyw prezentacji musisz określić 2 rzeczy: kolorystykę i typografię. Pisałem już o tym w zasadzie nr 5 (styl i elegancja). Tutaj odsyłam Cie do dwóch artykułów Pauliny z blogu One Little Smile, gdzie znajdziesz informacje jak dobrać kolorystykę i typografię do swojego motywu.
Krok 5 - stwórz własny układ treści
Tworząc prezentację zauważ, że opierasz ją praktycznie zawsze na 5-6 rodzajach slajdów, które po prostu kopiujesz i odmieniasz na nich treść. Jest to technika, z której korzystamy podświadomie, lecz można ją udoskonalić. Jeżeli zdasz sobie sprawę, że operujesz tak naprawdę kilkoma szablonami slajdów możesz zaprojektować je na samym początku i korzystać z nich dowoli. Poniżej kilka szablonów slajdów, które powinieneś mieć zaprojektowane:
- zdjęcie w tle + tytuł,
- zdjęcie 1/2 + tytuł,
- zdjęcie 1/3 + tytuł + opis,
- cytat,
- tytuł + cyfry + podpis,
- tytuł + zdjęcie + podpis,
- tytuł + opis + punkty,
- kontakt.
Oczywiście są to tylko przykładowe szablony i możesz mieć ich znacznie, znacznie więcej ale to wszystko zależy tylko od Ciebie. Dobrze przygotowane szablony to inwestycja, która zwraca się w chwilę naprawdę! ;)
Bonus
Teraz prawdziwa bomba dla leniuchów, o której pewnie nie słyszałeś. Wiesz, że praktycznie wszystkie powyższe etapy możesz pominąć i zająć się od razu tworzeniem swojej prezentacji? W sieci istnieje masę darmowych motywów, które są o niebo lepsze niż te dostępne w PowerPoincie lub Google Slides. Ja jednak polecam wydać Ci trochę pieniędzy i kupić płatny motyw przygotowany przez osoby całkiem nieźle ten temat ogarniają. Jednym z najbardziej popularnych miejsc gdzie możesz kupić dobre szablony do swoich prezentacji jest GraphicRiver. Sam korzystam z zmodyfikowanych pod swoje potrzeby szablonów zakupionych w właśnie tam. :)
Krok 6 - skład prezentacji
Tutaj niestety Ci za wiele nie pomogę. Masz z mojej strony wszystko czego Ci potrzeba do złożenia dobrej prezentacji. Pamiętaj, aby trzymać się 10 zasad, o których pisałem wyżej. Musisz dać z siebie wszystko, bo nieźle się napracowaliśmy, żeby tutaj dojść! ;)
Krok 7 - dodaj elementy stałe i dodatki
Złożyłeś już całą prezentację i wygląda całkiem nieźle! Jednak czujesz, że to nie wszystko. Musisz zawsze pamiętać o elementach stałych, czyli o takich, które muszą pojawić się w każdej prezentacji multimedialnej. Elementami stałymi są:
- przedstawienie Twojej osoby,
- krótki plan całego wystąpienia (mile widziany prze dłuższych wystąpieniach,
- podziękowanie za wystąpienie,
- kontakt do Ciebie,
- link do prezentacji (dobra praktyka to udostępnić prezentację słuchaczom).
Oczywiście nie wszystkie elementy są obowiązkowe, lecz w 90% przypadków powinny się one znaleźć w Twojej prezentacji. Link do prezentacji jest dodatkiem, lecz staje się powoli elementem stałym, ponieważ coraz więcej osób upublicznia swoje prezentacje. Tutaj świetnie sprawdza się do tego Slideshare.
Krok 8 - finał naszej pracy
No dobra przeszedłeś długą drogę, żeby Twoja prezentacja wyglądała naprawdę dobrze i spełniała swoje zadanie. Teraz musisz zatroszczyć się o jej bezpieczeństwo. Wcześniej pisałem o problemach, na jakie możesz natrafić przy wystąpieniach w obcych miejscach, ale żeby zminimalizować ryzyko możesz zrobić jeszcze więcej. Zapisz swoją prezentację w conajmniej dwóch formatach (np. ppt. i pdf.) i trzech miejscach (np. pendrive, laptop, chmura). Takie rozwiązanie zabezpieczy Cie na wypadek:
- kradzieży laptopa,
- uszkodzenia laptopa,
- uszkodzenia pendrive,
- braku internetu,
- brak zasilacza,
- problemów z kompatybilnością PowerPointa,
- trzęsienie ziemi,
- zalania,
- i wielu, wielu innych rzeczy.
Pamiętaj, przezorny zawsze ubezpieczony :)
Uwielbiam tworzyć prezentację. Sprawia mi to niesamowita frajdę chociaż czasem zarywam przez nie noce. Mam nadzieję, że ten wpis wyjaśnił Ci, w jaki sposób tworzę prezentacje. Chciałbym, żebyś zaczął stosować wszystkie zasady i metody jaki tutaj omówiłem, ponieważ małych prezentacji dalej jest za mało. Jeżeli masz jakieś pytania dotyczące tworzenia prezentacji pisz śmiało.
PS. polecam przeczytać książkę “Zen prezentacji” Garrego Reynoldsa, w której opowiada o tym w jaki sposób tworzyć slajdy i zachować przy tym umiar.
