Poradnik Inbox zero, czyli sposób na porządek na e-mailu

Skrzynka e-mail to w dalszym ciągu najważniejszy element naszej tożsamości w sieci. Praktycznie wszędzie gdzie chcemy się zarejestrować musimy podać naszego e-maila i właśnie z tego powodu bardzo często na naszym e-mailu panuje chaos. Życie w sieci bez adresu e-mail jest praktycznie niemożliwe, więc co zrobić, żeby nasza skrzynka nie wyglądała jak śmietnik?

Odpowiedzią jest Inbox Zero

Jestem pewien, że kiedyś słyszałeś o Inbox Zero. Jest to prosta metoda zarządzania naszą skrzynką e-mail, która pozwala zapanować nam nad chaosem, o który w dzisiejszych czasach na naszej skrzynce nie problem. Wystarczy zapisać się do kilkunastu newsletterów, mediów społecznościowych, banku, kilku sklepów internetowych i już dziennie mamy 20-30 różnych wiadomości. Wystarczy takiej skrzynki nie porządkować przez 2-3 miesiące i mamy ponad 2000 wiadomości!Pomyśl sobie, że wchodzisz na swoją skrzynkę i masz w głównym folderze tylko 6 wiadomości, a w dodatku tylko te ważne. To jeden z plusów wdrożenia metody Inbox Zero, których jest oczywiście dużo więcej. Dlatego też polecam przeczytać ten artykuł od deski do deski :)

To o co chodzi w tym całym Inbox Zero?

Nie raz zdażyło mi się przypadkiem zobaczyć skrzynkę e-mail jakiegoś znajomego. Widzę ikonę Gmaila, a tam 12 500 nieodebranych wiadomości! Osobiście ja bym oszalał i nie wiedział co z taką skrzynką zrobić, ale wiem, że jest takich osób wbrew pozorom dużo. Po prostu na bieżąco otwierają maile i zostawiają je w głównym folderze. Metoda Inbox Zero polega na całkowitej zmianie podejścia do obsługi skrzynki mailowej. Tak jak już wyżej napisałem normalnie większość osób korzysta jedynie głównego folderu swojej skrzynki nie tworząc żadnych folderów i etykiet. Zmiana podejścia polega na segregowaniu wiadomości po przez przenoszenie ich do odpowiednich folderów i nadawaniu im etykiet. Głównym celem metody Inbox Zero jest doprowadzenie skrzynki głównej do stanu "zero", czyli jak się pewnie domyślasz po prostu musi być pusta. ;)

Jak się do tego zabrać?

Jeżeli jest przypadkiem, który ma skrzynkę e-mail z kilku lub kilkunastoma tysiącami e-maili to nie przejmuj się! Naprawdę da się to ogarnąć. Trzeba do tego podejść na spokojnie i robić to małymi kroczkami. Sam kiedyś miałem skrzynkę, która wyglądała jak jeden wielki śmietnik. Uporządkowanie jej zajęło mi jakieś 2 miesiące. Robiłem to małymi kroczkami, ponieważ przerzucenie kliku tysięcy e-maili do odpowiednich folderów zajęło by mi pewnie 3-4 dni bez przerwy.

"Bądź cierpliwy. Nie od razu Rzym zbudowano"

Zanim opowiem Ci o tym jak wyglada cały proces porządkowania wiadomości w skrzynce i przygotowywania jej do porządków. Chce żebyś zapamiętał, że tutaj liczy się systematyczność i konsekwencja. Warto o tym pamiętać i dbać o zawartość swojej skrzynki regularnie.

Przygotuj swoją skrzynkę na rewolucję

Żeby zacząć porządki na swojej skrzynce musisz ją do tego odpowiednio przygotować. Podstawą metody Inbox Zero jest przesuwanie wiadomości do odpowiednich folderów, dlatego też musisz stworzyć odpowiednią strukturę folderów lub etykiet. Dlaczego używam zamiennie określenia folder/etykiety? Ponieważ różni usługodawcy mają różne systemy i czasem możesz mieć do dyspozycji tylko folder lub tylko etykiety. W dalszym etapie nie ma to większego znaczenia, ponieważ chodzi jedynie o odpowiednie oznaczenie pojedynczej wiadomości.Mam nadzieję, że nie zakręciłem za bardzo i wszystko do tej pory rozumiesz, bo teraz przed nami najważniejsza część tego wpisu. Na swoją skrzynkę dostajesz różne wiadomości:

• potwierdzenia płatności za przelew,
• powiadomienia z Facebooka,
• e-maile od znajomych,
• nowe regulamin z banku,
• bilety z PKP,
• itd.

Każda z tych wiadomości zawiera określną treść, którą możemy w jakiś sposób oznaczyć albo przenieść do odpowiedniego folderu. I tutaj zaczyna się całą magia, ponieważ praktycznie wszystkie wiadomości jakiego przychodzą możemy zamknąć w kilku prostych kategoriach. Poniżej kategorie, z których ja korzystam na codzień i są one jednocześnie folderami:

• do zrobienia,
• na potem,
• praca,
• studia,
• oferty,
• bilety & rezerwacje,
• newslettery,
• współprace,
• zakupy,
• bliscy,
• znajomi.

Jak widzisz jestem w stanie praktycznie każdą wiadomość przyporządkować do jeden z kategorii bez większego problemu. Co powoduje, że skrzynka odbiorcza (inbox) pozostaje zawsze pusta. Stąd też nazwa metody (Inbox Zero). :)Jeżeli posiadasz skrzynkę na Gmailu możesz przeczytać bardzo fajny artykuł Natalii. :)

[button color="black" size="normal" alignment="none" rel="nofollow" openin="samewindow" url="http://www.jestrudo.pl/inbox-zero/"]Jak uporządkować Gmail[/button]

W momencie kiedy stworzysz już całą strukturę folderów/etykiet możesz spokojnie zabrać się do porządkowania swojej skrzynki zgodnie z metodą Inbox Zero, która została opisana w 5 prostych krokach.

Metoda Inbox Zero krok po kroku

Cała proces porządkowania wiadomości składa się z 5 etapów, który świetnie został opisany na blogu produktywnie.pl , dlatego też nie będę duplikował tych dobrze opracowanych treści, ponieważ Jakub zrobił to bezzbędnie. O siebie chciałbym dodać jedynie, że możesz dowolnie zmodyfikować tą metodę i dopasować ją do swojego stylu pracy, ponieważ sam znasz swój system pracy.

1. Inbox zero: Usuń
2. Forbes powiedział kiedyś, że oprócz psa najlepszym przyjacielem człowieka jest kosz na śmieci. Zgadzam się z tym w pełni. Duża część wiadomości nadaje się do skasowania zaraz po przeczytaniu (niektórych nawet nie trzeba czytać). Usuwaj wszystko co nie wymaga od Ciebie podjęcia działania (teraz lub w przyszłości) ani nie zawiera informacji, które będą przydatne w przyszłości.
3. Inbox zero: Oddeleguj
4. To co teraz napiszę może wydać się trochę śmieszne… Ludzie są leniwi więc sprawdź, czy wiadomość na pewno jest do Ciebie. To, że ktoś wysłał Ci e-mail z prośbą o zrobienie czegoś, nie oznacza, że to Ty jesteś za to odpowiedzialny albo że masz takie kompetencje. Jeżeli nie – przekaż wiadomość odpowiedniej osobie (możesz też zapisać sobie kiedy i komu przekazałeś takową wiadomość). Po przekazaniu wiadomości – jeżeli nie będziesz się do niej odnosił w przyszłości – usuń ją ze swojej skrzynki.
5. Inbox zero: Wykonaj
6. Tutaj obowiązuje znana z GTD zasada 2 minut. Jeżeli odpowiedź na dany e-mail lub wykonanie zawartego w nim zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty, wykonaj to od razu… i usuń lub zarchiwizuj wiadomość.
7. Inbox zero: Odłóż na później
8. Jeżeli wiadomość wymaga od ciebie podjęcia jakiegoś działania, które zajmie Ci więcej niż 2 minuty, to wpisz je sobie na listę zadań. W zależności od tego, czy e-mail zawierał dodatkowe dane do wykonania, wymagał odpowiedzi po wykonaniu zadania, czy nie – zarchiwizuj go lub usuń.
9. Inbox zero: Zarchiwizuj
10. Archiwum, to miejsce gdzie powinny być gromadzone wiadomości, do których chcesz, musisz, będziesz musiał powrócić w przyszłości. Moja rada w tej kwestii: archiwum powinno mieć sens. Jeżeli stosujesz archiwum na dysku gdzie gromadzisz dane do poszczególnych projektów, to w programie pocztowym zastosuj taki sam podział. Niech to nie będzie zbyt skomplikowane, bo nie będzie Ci się chciało archiwizować i zaczniesz zapełniać swój inbox.

Jeżeli chcesz przeczytać cały wpis Jakub o metodzie Inbox Zero kliknij poniżej. :)

[button color="black" size="normal" alignment="none" rel="nofollow" openin="samewindow" url="http://produktywnie.pl/1224/inbox-zero-czyli-pusta-skrzynka-odbiorcza/"]Inbox zero - krok po kroku[/button]

Święty spokój, czyli pustka w Inboxie

Nie ma sensu powtarzać jakie korzyści płyną z odpowiedniej higieny własnej skrzynki e-mailowej, ale postępowanie według zasad, które dziś omówiliśmy naprawdę wpływa na naszą produktywność w znacznym stopniu. Moim zdaniem jest to coś więcej niż sama metoda, ponieważ jest to oddziałuje na inne sfery naszego życia. Przykład? Może zaczniesz odkładać noże w odpowiednie miejsca, a nie wkładać do szuflady bez pomyślunku. :)Powodzenia w wdrażaniu i życzę Ci pustego inboxa :D